Das Management von Geschäftsausgaben stellte für eine führende Schweizer Investmentgesellschaft, die mehrere Fonds und komplexe Vermögensstrukturen verwaltet, seit Langem eine Herausforderung dar – geprägt von Frustration und Risiken. Angesichts operativer Ineffizienzen, strenger Spesenreglemente und des ständigen Risikos von Missbrauch oder Betrug wurde schnell klar, dass traditionelle Firmenkarten hierfür keine befriedigende Lösung bieten.

Unser Kunde nutzte ein „One-Size-Fits-All“-Firmenkartenprogramm, das keine spezifischen Kundenwünsche berücksichtigte – ein erhebliches Problem für ein Unternehmen, das mit komplexen Fonds- und Vermögensstrukturen arbeitet. Karten wurden über einen langsamen, papierbasierten Prozess ausgegeben, der oft Wochen dauerte und dadurch sowohl Transaktionen als auch das Onboarding neuer Vermögensverwalter verzögerte.

Noch problematischer war, dass alle Ausgaben über ein einziges Konto liefen, wodurch die Back-Office-Teams Mühe hatten, Kosten korrekt zuzuordnen – oft erst lange nach der eigentlichen Transaktion. Dies führte zu erheblichen Problemen mit der Einhaltung interner Vorschriften, da das Unternehmen strenge Richtlinien für die korrekte Klassifizierung und Zuordnung von Kosten hatte. Nicht korrekt zuordenbare Ausgaben konnten nicht weiterverrechnet werden – was die Betriebskosten erhöhte und die Rentabilität negativ beeinflusste.

Zusätzlich gab es keine klaren Vorgaben, welche Beträge für welche Zwecke ausgegeben werden durften. Dies öffnete Tür und Tor für Missbrauch, nicht genehmigte Ausgaben und potenziellen Betrug. Zudem waren die Karten nicht an die Währungen der verwalteten Fonds angepasst, was zu mehrfachen Fremdwährungsumrechnungen und unnötigen Kosten bei jeder Transaktion führte.

YAPEALs zukunftsweisende virtuelle Visa-Kartenlösung bot einen Ausweg aus dieser komplexen Zwangslage – und führte zu einem grundlegenden Wandel in der Verwaltung der Geschäftsausgaben des Unternehmens.

Mit YAPEAL werden Karten digital und sofort ausgestellt, wodurch sämtlicher administrativer Aufwand und Verzögerungen bei der Onboarding-Phase entfallen. Doch der wahre Vorteil liegt in der Klassifizierung von Ausgaben direkt an der Quelle:

• Jede Karte wird zweckgebunden ausgestellt und vor der Nutzung einem bestimmten Projekt, Fonds oder Vermögenswert zugeordnet.
• Deal-Teams und Asset Manager erhalten Karten, die speziell für einzelne Due-Diligence-Prozesse, bestimmte Vermögenswerte während der Halteperiode oder allgemeine Unternehmensausgaben ausgegeben werden – je nach Bedarf.
• Alle Ausgaben werden in Echtzeit korrekt klassifiziert und zugewiesen, sodass das Back-Office nicht Wochen später mühsam nachträglich die Zuordnung klären muss.

Diese Umstellung hat die betriebliche Effizienz erheblich verbessert. Da jede Transaktion direkt den entsprechend zugehörigen Konten zugewiesen wird, gibt es keine unklassifizierten oder nicht verrechenbaren Ausgaben mehr. Das Unternehmen weiss in Echtzeit, welche Kosten welchem Fonds, Projekt oder welcher Holdinggesellschaft zugeordnet sind.

Der Einfluss auf die Regelkonformität war ebenso tiefgreifend. Durch vordefinierte Limits und Genehmigungsworkflows stellen die YAPEAL-Karten sicher, dass Gelder nur für autorisierte Zwecke verwendet werden – exakt im Einklang mit den Ausgabenrichtlinien und Fondsprospekten. Dies hat das Risiko von Missbrauch und Betrug erheblich reduziert und die Prüfprozesse vereinfacht.

Für das Management hat die Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben die finanzielle Kontrolle und das Liquiditätsmanagement erheblich verbessert. Der CFO und die Finanzteams müssen nicht mehr bis zum Monatsende warten, um zu verstehen, wohin das Geld fliesst – sie sehen es sofort, was eine proaktive Steuerung von Budgets und Fondsallokationen ermöglicht.

Darüber hinaus werden die Karten nur bei Bedarf aufgeladen, wodurch das Unternehmen seinen Liquiditätsbedarf reduzieren konnte. Kapital, das zuvor ungenutzt blieb, um potenzielle Ausgaben abzudecken, wird nun effizienter genutzt. Dies steigert sowohl die Rentabilität als auch die Kapitalnutzung, da weniger Betriebskapital gebunden wird und niedrigere FINMA-Kapitalanforderungen anfallen – ein direkter Vorteil der klaren und regelkonformen Ausgabenallokation.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Kartenprogrammen bietet YAPEAL Multi-Währungs-Funktionen, sodass Karten in der gleichen Währung wie der zugrunde liegende Fonds ausgestellt werden können. Dadurch entfallen unnötige Währungsumrechnungen, was Einsparungen von bis zu 4 % bei Wechselkursen ermöglicht – ein direkter Vorteil für die Gewinnmarge des Unternehmens.

Zudem profitiert das Unternehmen von geringeren Karten- und Nutzungsgebühren, da YAPEAL auf einer rein digitalen Infrastruktur basiert und keine teuren physischen Karten benötigt.

Durch den Wechsel zu YAPEAL hat konnte dieses Schweizer Investment Management Unternehmen seinen langsamen, umständlichen und risikobehafteten Ausgabenprozess zu einem vollständig digitalen, transparenten und regelkonformen System weiterentwickelen.

Das Unternehmen hat nun volle Kontrolle über jeden ausgegebenen Betrag– mit der Sicherheit, dass jede einzelne Ausgabe von Anfang an dem richtigen Fonds oder Projekt zugeordnet wird.